Deel deze pagina

De mythe van de drukke, efficiënte organisatie

Directe link:

De mythe van de drukke, efficiënte organisatie

In Nederland zien we veel organisaties die vertrouwen op LEAN om hun productiviteit te verbeteren. Het idee is simpel: snijd in de kosten, elimineer ‘waste’, en zorg dat iedereen altijd aan het werk is. Als idee klinkt het fantastisch. Maar in de praktijk? Vaak een ramp. Omdat een gefragmenteerde aanpak zonder samenhangende strategie eerder de flow verstoort dan verbetert. Het resultaat: suboptimale prestaties, gefrustreerde medewerkers en een organisatie die denkt dat ze efficiënt is, terwijl ze eigenlijk kansen laat liggen.

De valkuil van lokale optimalisatie

Stel je voor: een organisatie zet verschillende LEAN-teams in om overal ‘verspilling’ aan te pakken. Het ene team haalt een voorraad weg, het andere team zorgt dat iemand ‘redundant’ kan worden gemaakt, en weer een ander team zorgt dat een machine kan worden weggehaald. Klinkt efficiënt, toch? Totdat je beseft dat die buffervoorraad misschien cruciaal was om pieken op te vangen, en dat een team of machine die altijd op 100% draait geen ruimte heeft voor onverwachte problemen. Het gevolg? De totale doorstroom – de ‘flow’ – van de organisatie gaat eerst horten en stoten, en daalt dan, terwijl iedereen het gevoel heeft goed bezig te zijn.

Dit is de mythe van de volledig bezette, drukke organisatie. We hebben geleerd te denken dat als iedereen het druk heeft en volgeboekt, de boel wel goed draait. Maar dat is een hardnekkige illusie. Een organisatie waarin iedereen altijd volgeboekt is, is juist niet optimaal ingericht! Druk zijn is het is recept voor de foutengenerator multi-tasking, inflexibiliteit en verstoringen. LEAN, hoe waardevol ook voor onderdelen, zal zonder een overkoepelende visie juist averechts werken. En dat zien we helaas bij veel organisaties. Ze hebben de illusie optimaal te presteren, maar gooien resultaat weg.

Het echte probleem: geen focus op de bottleneck

Dit is de crux: een organisatie is zo sterk als haar zwakste schakel. Of je nu een bedrijf bent dat producten levert, een overheid die diensten verleent, of een school die onderwijs biedt – er is altijd één grootste bottleneck die de hele doorvoer bepaalt. Zonder die bottleneck aan te pakken hebben al de andere verbeteringen weinig of geen zin. Sterker nog, als je overal tegelijk snijdt, maak je die bottleneck vaak erger.

En toch negeren de meeste organisaties dit principe. Directies denken vaak dat werknemers zelf wel weten wat er verbeterd moet worden, of dat een verzameling losse verbeterprojecten vanzelf tot succes leidt. Maar zonder een duidelijke, continue verbeterstrategie blijf je hangen in middelmatigheid. Dit inzicht komt rechtstreeks uit de Theory of Constraints (TOC), gevonden door Eliyahu Goldratt. Hij liet zien dat complexe systemen eigenlijk verrassend simpel te managen zijn: alles draait om die ene beperkende factor.

Hoe het wél moet: focus on flow

Wat is dan de oplossing? Simpel, maar krachtig: richt al je aandacht op de grootste bottleneck. Dat ene punt in je organisatie dat de doorstroom het meest beperkt, moet prioriteit en focus krijgen. Management, resources, tijd – alles gaat daarnaartoe, totdat die bottleneck is opgelost. Daarna verschuift de focus pas naar de volgende beperking. En zo ga je verder, stap voor stap.

Dit heeft enorme voordelen. Ten eerste voorkom je dat je je resources versnippert over tientallen parallelle projecten die elkaar in de weg zitten. Achter elkaar werken betekent minder beslag op je mensen en middelen, én snellere resultaten. Ten tweede creëer je echte flow: een soepele, efficiënte doorstroom door de hele organisatie. En ten derde geef je als directie een heldere boodschap: we weten waar we naartoe willen, en we focussen op wat écht telt. Iedereen kan meedenken en weet wat er verwacht wordt.

Complexiteit is simpel

Organisaties lijken vaak hopeloos ingewikkeld: alles hangt met alles samen, en elke verandering heeft onverwachte gevolgen. Dat is zo. Maar juist die complexiteit maakt het simpel. Er is altijd één bottleneck die alles bepaalt. Vind die, verbeter die, en je tilt de hele organisatie naar een hoger niveau. Dankzij veertig jaar TOC weten we dat dit werkt – of je nu een fabriek runt, een gemeente bestuurt of een school leidt.